Overheads: el coste oculto que mata tu empresa en silencio

Las mentorías empresariales y las consultorías de negocio me apasionan. Veo una y otra vez la poca importancia que se da a una parte de los overheads (o los gastos generales).

Solemos enfocarnos en cosas tangibles: el alquiler de la oficina, los equipos, la tecnología… Pero, muchas empresas (más de las que creerías) no calculan bien el coste de las personas. Este error lo cometen tanto las empresas de servicios como las de productos.

Esto además conecta con el siguiente descubrimiento:  ¿has pensado en el costo de reemplazar a un trabajador clave? El tiempo que lleva reclutar, entrenar, y alcanzar la misma productividad puede sumar un 30-50% adicional al salario anual del empleado.

Y eso, solo el principio.

Cómo afecta a empresas de servicios y productos

En empresas de servicios, el capital humano es el producto: estás vendiendo conocimiento, expertise y tiempo. Cuando uno de tus empleados clave se va, no solo pierdes a una persona, pierdes años de conocimiento difícil de recuperar.

Caso real: en “Aquí no hay reglas: Netflix y la cultura de la reinvención”, Reed Hastings explica cómo Netflix logró innovar y crecer rápidamente debido a una cultura de alta libertad y responsabilidad. Cuando un empleado clave se va, el costo no solo se mide en términos de reemplazo, sino en el tiempo perdido para entrenar a alguien nuevo y mantener la calidad de sus productos y servicios. A través del  “Keeper Test” Netflix minimiza las pérdidas de talento clave​.

Dato impactante: reemplazar a un empleado en una empresa de servicios puede costar entre el 50% y el 200% del salario anual de esa persona. ¿Por qué? Porque no solo es el salario, sino el tiempo que lleva conseguir alguien con la misma experiencia y habilidades.

En las empresas de producto la idea es similar. En la autobiografía de Phil Knight,

“Shoe Dog”, fundador de Nike, muestra cómo la salida de empleados clave en los primeros días de la compañía casi los llevó a la bancarrota. El impacto de la pérdida de talento en sus primeras líneas de desarrollo de producto afectó sus lanzamientos y les costó millones en retrasos y pérdida de oportunidades​.

En las startups, ya ni te cuento…

Con disciplina personal, honestidad y herramientas puedes identificar tu coste hora real sin mentiras. Cada hora que dedicas a tu proyecto tiene un coste real y debes calcularlo como si tuvieras que contratar a alguien para hacer ese trabajo. ¿Cuánto pagarías a otra persona por lo que tú haces?

Ejemplo: si dedicas 40 horas a la semana a Ventas, Marketing, Operaciones y Estrategia, ¿cuánto te costaría contratar a alguien que haga todas esas funciones? Si la respuesta te sorprende, es porque tu tiempo también tiene un valor, aunque no lo veas directamente en tus gastos operativos. Cuando calcules la inversión de un proyecto interno en tu startup, no te olvides de tu tiempo, es fundamental para saber el coste real de la inversión.

Tim Ferriss en “La semana laboral de 4 horas”  argumenta que no calcularlo correctamente te lleva a asumir demasiadas tareas tú mismo, lo que a largo plazo es un freno al crecimiento y la innovación.

Soluciones para reducir los costes ocultos

• Rotación de empleados: usa PredictiveHR o Visier, qué utilizan IA, para analizar los datos de empleados y predecir cuándo es probable que se vayan, permitiendo tomar medidas antes de que ocurra la rotación.
• Productividad perdida: implementa ActivTrak o Sapience Analytics para monitorear la productividad en tiempo real y detectar caídas de rendimiento que afecten a los resultados finales.
• Conocimiento perdido: ¿usas  Scribe? Puedes capturar y gestionar el conocimiento empresarial automáticamente, asegurando que la experiencia clave no se pierda cuando un empleado se va.
• Cálculo del coste real: te recomiendo Workday para calcular el coste integral de cada empleado, incluyendo productividad, compromiso y rotación, lo que te da una visión completa del impacto financiero.

📚Lecturas interesantes seleccionadas para ti:

• Recomiendo el caso de Harvard Business School «Netflix: A Creative Approach to Culture and Agility», que muestra cómo la cultura de Netflix, basada en autonomía y responsabilidad, fue clave para su innovación y expansión global.
• El artículo «AI-powered Employee Retention» de Workable destaca cómo el análisis predictivo permite identificar a empleados en riesgo de abandonar la empresa con un 95% de precisión, ayudando a diseñar planes de retención personalizados y mejorar la cultura organizacional​.
• Deloitte USA explica en «Reducing Voluntary Turnover Through Predictive, cómo una farmacéutica global utilizó análisis predictivo para identificar empleados en riesgo y optimizar sus estrategias de retención, reduciendo costos de rotación.​

ℹ️ ¿Cómo hago Buzzwords?

He utilizado la mayor cantidad de fuentes posibles, particularmente me gustan: The Information, Platformer, … Aparte utilizo inteligencia artificial generativa, como GPT-4o, para traducir y mejorar los textos.