PRM, el CRM personal que potencia conexiones, emotividad y productividad

En el anterior Buzzwords te hablé de potenciar tus flujos de trabajo con IA, pero hoy quiero cambiar de tercio hacia algo más humano: tus contactos. Este verano, organizando mi agenda en la “vuelta al cole” en Madrid, me di cuenta de que había dejado pasar el cumpleaños de un antiguo amigo por pura falta de seguimiento. Justo entonces, un amigo me escribió sorprendido de que no conociera Clay, una herramienta moderna para gestionar relaciones personales. Esa coincidencia me animó a explorar los CRM personales, los PRM, un concepto poco conocido pero muy poderoso para quienes queremos cultivar nuestra red profesional y personal de forma más inteligente.

La idea de un “CRM personal” (a veces llamado Personal Relationship Manager, PRM) es básicamente tener una libreta de contactos inteligente. En vez de usar memorias frágiles o hojas de cálculo sueltas, estas herramientas integran tus fuentes de contactos (móvil, email, LinkedIn, etc.) y te ayudan a recordar y nutrir relaciones importantes.

¿Por qué importa? Porque conocemos a cientos de personas y es imposible estar al tanto de sus cumpleaños, cambios de trabajo o ciudades sin ayuda. Si eres C-Level esto es gloria bendita, y si no también 😉

Entre todas las opciones, hoy me centro en Clay, posiblemente el PRM más completo del mercado actualmente (no en vano Automattic, la empresa de WordPress, la ha adquirido recientemente). 

🚀 Semana 1: Exploración inicial y elección de herramienta

1. Analiza tus puntos dolorosos: haz una breve lista de 1 a 3 problemas que suelas tener con tus contactos. Por ejemplo: ¿se te olvidan fechas importantes? ¿Mantienes pilas de tarjetas de visita que nunca digitalizas? ¿Tienes contactos desperdigados en Gmail, LinkedIn, el móvil… sin un lugar unificado? Identifica esas áreas donde un “asistente” podría ayudarte a ser más constante en tus relaciones.
2. Explora las opciones disponibles: investiga qué herramientas de CRM personal existen. La categoría es reciente, pero Clay sobresale por su enfoque automatizado y enriquecido con datos. Otras opciones como Dex se centran más en recordatorios proactivos y funcionan en cualquier dispositivo. De momento no te cases con ninguna: simplemente prueba la interfaz, las funciones básicas y mira cuál se adapta.
3. Aprende de ejemplos reales: he creado grupos en función de cómo me hacen sentir, en como es la relación con esa persona, es algo emocional. Ejemplos de grupos: me gusta hablar con ellos, conversaciones comerciales, no me aporta, … etc. Otros lo hacen por categorías más “tradicionales”, como: familia, trabajo, universidad, .etc 

🛠️ Semana 2: Primera prueba piloto con tus contactos

1. Lanza una integración piloto: elige un conjunto pequeño de contactos y pruébalo en la herramienta. Por ejemplo, importa solo tus amigos cercanos o un grupo de ex-compañeros de trabajo. En Clay, conecta alguna fuente (tu cuenta de Google Contacts o LinkedIn, por ejemplo) para que importe datos automáticamente. La idea es no abrumarte: empieza con 20-30 contactos, lo suficiente para ver cómo el CRM personal los organiza.
   
2. Supervisa y ajusta en vivo: observa qué hace la herramienta con esa información. Clay te mostrará un timeline por persona con las notas que añadas, la última vez que os contactasteis y eventos relevantes. Prueba a añadir notas en un par de perfiles (por ejemplo, “nos conocimos en la “conferencia tal” en 2019, le gusta el senderismo”…) y fija algún recordatorio de seguir-up (“recordar felicitarle el año nuevo”). Si ves contactos duplicados o información desactualizada, corrige esos detalles manualmente – este es el momento de limpiar tu mini-agenda digital. Familiarízate con las secciones: ¿dónde aparecen los cumpleaños? ¿y las actualizaciones de LinkedIn? Detecta qué funcionalidad te aporta más valor y qué podrías ignorar de momento.
   
3. Evalúa resultados iniciales: tras unos días usando esta mini-base de datos, revisa qué tal. ¿Te recordó algo útil (como que era el cumpleaños de alguien) y pudiste actuar a tiempo? ¿Te sorprendió mostrando que hace 6 meses que no hablas con cierta persona importante? Anota los “pequeños triunfos” de la semana (ej: felicitaste a alguien gracias a la notificación, o evitaste olvidar una fecha clave) y también cualquier fricción que notaste (quizá la app no sincronizó una red social como esperabas, etc.). Esta retroalimentación te servirá para los siguientes pasos.
   

🔍 Semana 3: Escalado y automatización de hábitos

• Extiende el uso a más contactos: con la confianza de la semana 2, amplía el alcance. Ahora sí, trae el resto de tu agenda a la plataforma. Importa el resto de contactos de tu móvil, tu correo profesional, LinkedIn y demás. Clay, por ejemplo, permite integrar todas estas fuentes para consolidar tus relaciones en un solo sitio. Cuantos más canales conectes, más rica será la imagen de cada persona (actualizaciones de redes, eventos de calendario, etc.). Eso sí, tómate tu tiempo para revisar tras la importación masiva: quizás debas fusionar duplicados o silenciar a contactos con los que no te interesa interactuar frecuentemente.
  
• Implementa integraciones útiles: verifica que la herramienta esté bien conectada con tu flujo diario. Por ejemplo, en Clay activa la sincronización con LinkedIn y calendarios para que te notifique cambios de puesto o te muestre próximas reuniones con contexto. Si usas WhatsApp o Twitter, algunas apps permiten vincularlas para extraer la información pública de tus contactos. Ajusta la configuración de privacidad a tu gusto: puede que prefieras no importar cierto grupo de contactos personales, o desconectar alguna integración si satura tu feed con info irrelevante. La clave es integrar solo lo necesario para que el sistema trabaje por ti sin volverse molesto.
  
• Automatiza lo repetitivo: saca provecho de funciones de recordatorios periódicos. Muchos CRM personales te permiten establecer cadencias de seguimiento (ej.: “recuérdame contactar a Marta cada 3 meses”). En Clay puedes marcar personas como “importantes” y te sugerirá reconectar si pasa mucho tiempo. Configura una de estas automatizaciones con alguien significativo y observa cómo funciona. La meta es que alguna tarea rutinaria (felicitar cumpleaños, enviar un mensaje ocasional, etc.) quede en piloto automático y no dependas de acordarte por tu cuenta.
  
• Involucra a tu círculo (si aplica): comparte tus avances con compañeros o amigos cercanos. Quizá otro compañero quiera probar tu sistema para sus propios contactos. Ir creando una pequeña “cultura” de uso de estas herramientas puede motivaros mutuamente a mantenerlas al día. Puedes incluso hacer una demo rápida en la oficina o en tu grupo de amigos techies: “mirad, en 5 min con esta app conseguí actualizar todos mis contactos de LinkedIn con sus últimas posiciones”. Ver esos quick wins inspira confianza y genera nuevas ideas de uso colaborativo (por ejemplo, compartir notas sobre contactos comunes, etc.).

🌟 Semana 4: Evaluación y consolidación final

• Revisa métricas de impacto: llega el momento de medir si este experimento valió la pena. ¿Cuántos cumpleaños u ocasiones especiales lograste anticipar gracias al sistema? ¿Cuántos reencuentros o reconexiones significativas tuviste en el mes? Quizá incluso puedas estimar tiempo ahorrado – por ejemplo, horas que ya no pasas buscando aquel contacto en emails antiguos porque ahora lo tienes todo en un mismo sitio. Anota también mejoras cualitativas: ¿te sientes más tranquilo sabiendo que nada importante se escapa? ¿Recibiste agradecimientos de alguien por acordarte de algo que antes habrías pasado por alto?
  
• Feedback y ajustes: reflexiona sobre qué funcionó mejor en tu configuración. Habrás afinado ciertas técnicas, como qué tipo de notas son más útiles (¿quizás anotar dónde y cuándo conociste a alguien?), o qué recordatorios ignoraste porque no eran tan relevantes (tal vez no necesitas que te avise de cada publicación de LinkedIn de tus contactos). Ajusta la herramienta en consecuencia: elimina alertas innecesarias, añade campos personalizados si hace falta (etiquetas como “mentor”, “cliente potencial”, “familia”, etc.). El objetivo es que el CRM personal se adapte a ti como un guante. Y para lo que no funcionó, determina la causa: ¿fue limitación de la herramienta o falta de hábito tuyo? Por ejemplo, si alguna tarea no se cumplió porque la app no tenía cierto dato, quizás debas ser más diligente en introducir esa información la próxima vez.
  
• Planifica la implementación formal: decidido el camino, elabora un mini-plan a 3 meses vista. Si vas a seguir con la herramienta elegida, ¿necesitas presupuesto (en caso de que pases a un plan de pago)? ¿Requerirás formar a alguien más (tu asistente, tu socio) en su uso? Establece también métricas de éxito a futuro: por ejemplo, “mantener al día el 100% de los cumpleaños de mis 50 contactos más cercanos” o “reconectar con al menos 5 antiguos colegas antes de fin de año”. Estas metas te darán un norte claro y, cuando pase el tiempo, podrás demostrar (aunque sea ante ti mismo) el ROI real de haber adoptado un CRM personal en tu vida. 🎯
  

📦 Aprendizajes resonantes

Una red de relaciones sólida es un pilar esencial tanto para los negocios como para el bienestar personal – de hecho, famosos estudios de Harvard confirman que nuestras conexiones influyen enormemente en nuestra felicidad y éxito.

El proceso de implementar un CRM personal nos recuerda que las relaciones hay que cultivarlas activamente: no basta con acumular tarjetas o contactos en el móvil, hay que tener un sistema para dar seguimiento, mostrar interés genuino y estar presente en los momentos que importan. También comprobamos que la tecnología, bien aplicada, puede ser una aliada para ser más conscientes y detallistas en lo humano: delegamos en la herramienta las tareas mecánicas (recordar fechas, centralizar datos), pero la calidez sigue viniendo de uno mismo en cada llamada o mensaje. En resumen, organizar tus contactos no le quita espontaneidad a tus interacciones, al contrario, te libera la mente para enfocarte en lo que importa: conectar de verdad con las personas.

Cada herramienta tiene su estilo; lo importante es que encuentres la que te ayude a ser más proactivo con tus relaciones. ¡Feliz networking organizado!

📚 TENDENCIAS interesantes elegidas para ti

🌎En el terreno geopolítico: 

«ASML invierte $1.500 millones en Mistral AI para reforzar la soberanía tecnológica de Europa»

(Reuters)

¿Por qué es interesante leerlo?

Porque marca un paso concreto para reducir la dependencia europea de hardware y desarrollo de IA externo, algo clave ante tensiones geopolíticas y la cada vez más visible carrera por el liderazgo tecnológico. Esto refuerza la apuesta europea por avanzar en autonomía tecnológica frente al dominio de Estados Unidos y China en inteligencia artificial.

📊En el terreno empresarial: 

«La FTC investiga a grandes empresas de IA por sus “chatbots compañeros” dirigidos a adolescentes»

(Financial Times)

¿Por qué es interesante leerlo?

La FTC de EE. UU. ha abierto una investigación sobre cómo compañías como OpenAI, Meta, Google, xAI, Character.ai y Snap diseñan, monetizan y gestionan sus chatbots que funcionan como “compañeros” emocionales o sociales, especialmente cuando los usuarios son menores. EEUU sigue demostrando que es mejor innovar y luego corregir los presuntos problemas de esa innovación.

⚖️En el terreno laboral: 

«California aprueba una ley pionera que obliga a empresas de IA a mostrar sus pruebas de seguridad»

(Politico)

¿Por qué es interesante leerlo?

Legisladores de California han conseguido aprobar un proyecto de ley que exige a las empresas que desarrollan modelos de IA “frontier” (muy avanzados) certificar públicamente sus pruebas de seguridad. Es un movimiento potente porque California alberga gran cantidad de empresas de IA, y lo que aquí se exige puede servir de modelo para otras jurisdicciones.

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“La inteligencia artificial y tú”

ℹ️ ¿Cómo hago Buzzwords?

He utilizado la mayor cantidad de fuentes posibles, particularmente me gustan: The Information, Wired, Ars Technica … Aparte utilizo inteligencia artificial generativa, como GPT-4o o Genspark, para traducir y mejorar los textos.